Introdução
O gerenciamento dos documentos institucionais em biblioteca é fundamental para a organização e controle da entrada e saída dos mesmos.
Normalmente em biblioteca os documentos institucionais são encaminhados pelas secretárias ou diretorias da instituição. Existe uma periodicidade a ser observada na guarda destes documentos.
O gerenciamento destes documentos deverá ser diferenciado do tratamento normalmente realizado nos diversos tipos de materiais. A classificação utilizada para os materiais geralmente é a CDD ou CDU, porém os documentos institucionais podem ser classificados somente em ordem numérica seqüencial e por data, inseridos em base de dados que gerenciam as informações específicas relacionadas a cada documento.
Existem vários tipos de documentos institucionais tais como: manuais, regimentos internos, regulamentos, avaliação educacional, avaliação institucional, comunicação visual, informação aos alunos, normas, projetos de lei, etc.
A gestão de documentos em organizações deverá ser adequada às tabelas de temporalidade, destino dos documentos, de procedimentos de busca e trâmite da documentação.
O sistema, ou melhor, software de apoio à gestão documental deve atender os princípios e práticas da arquivologia, a escolha do mesmo é muito importante obter uma facilidade de uso e disponibilizar recursos avançados e tecnicamente corretos.
O gerenciamento dos documentos institucionais em biblioteca é fundamental para a organização e controle da entrada e saída dos mesmos.
Normalmente em biblioteca os documentos institucionais são encaminhados pelas secretárias ou diretorias da instituição. Existe uma periodicidade a ser observada na guarda destes documentos.
O gerenciamento destes documentos deverá ser diferenciado do tratamento normalmente realizado nos diversos tipos de materiais. A classificação utilizada para os materiais geralmente é a CDD ou CDU, porém os documentos institucionais podem ser classificados somente em ordem numérica seqüencial e por data, inseridos em base de dados que gerenciam as informações específicas relacionadas a cada documento.
Existem vários tipos de documentos institucionais tais como: manuais, regimentos internos, regulamentos, avaliação educacional, avaliação institucional, comunicação visual, informação aos alunos, normas, projetos de lei, etc.
A gestão de documentos em organizações deverá ser adequada às tabelas de temporalidade, destino dos documentos, de procedimentos de busca e trâmite da documentação.
O sistema, ou melhor, software de apoio à gestão documental deve atender os princípios e práticas da arquivologia, a escolha do mesmo é muito importante obter uma facilidade de uso e disponibilizar recursos avançados e tecnicamente corretos.
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