GESTÃO ELETRÔNICA DOS DOCUMENTOS DE COMUNICAÇÃO INTERNA

Introdução (do Trabalho de Lígia Vera)

Enquanto nas empresas privadas a convivência com a mudança paradoxalmente virou rotina, em boa parte das instituições públicas ainda perdura a estagnação, principalmente no que diz respeito às estruturas organizacionais, nas quais predominam a acentuada departamentalização.

De acordo com a ciência da administração, a departamentalização veio para atender a necessidade da execução especializada de determinadas atividades nas empresas, mais acentuadamente na área administrativa. Temos aí outro paradoxo: ao lado da acentuada departamentalização, cujo intuito deve ser a especialização, temos indivíduos das mais variadas áreas executando as mesmas tarefas de forma totalmente diversificada.

Paralelamente nas instituições públicas ocorreu nos últimos anos um considerável investimento em tecnologia, o que, se por um lado trouxe avanços, por outro lado instalou o caos administrativo.
Com o advento da microinformática, ocorreu a descentralização do uso da informática nas empresas e instituições em geral.

A partir desta mudança, todas as áreas passaram a processar seus dados e executar suas atividades em suas próprias estações de trabalho, apoiados por aplicativos dos mais diversos tipos e funções.

Na esteira desta mudança, teve início nas instituições públicas, a terceirização dos serviços da área-meio, onde fatalmente estava incluída a área de informática, em cujas contrações nem sempre a empresa vencedora era a que reunia a melhor técnica.

No entanto, estas recebiam a tarefa de automatizar todas as atividades administrativas, sem que para tanto houvesse primeiro a devida revisão ou definição de fluxos, rotinas, normas e procedimentos que norteassem o desenvolvimento de cada projeto. Desta forma, em vez de uma melhor organização, passou-se a ter a informatização da desorganização.

Com esta rápida e desordenada automação dos serviços administrativos, a comunicação interna sofreu uma drástica e brutal mudança, passando a ser feita praticamente por meio do correio eletrônico, sem o estabelecimento de critérios e de delegação de atribuições a profissionais devidamente qualificados para este fim. O que antes tinha registro e era controlado por algumas áreas, passou a ser executado por qualquer servidor, efetivo ou terceirizado, de qualquer área da instituição. O resultado não podia ser mais desastroso: uma veiculação acelerada e duplicada, sem padronização de linguagem e de formatos, e principalmente sem nenhuma preocupação com a gestão da manutenção e disponibilização dos documentos de comunicação veiculados para recuperação e consultas futuras.

Daí surge a pergunta: é possível ordenar e otimizar a comunicação interna nas instituições públicas?

Desenvolver uma proposta que traga uma resposta positiva a esta questão para transformar a comunicação interna numa ferramenta eficiente e eficaz é o objetivo deste trabalho.