Preservação do registro documental – a memória em questão.

Introdução:

A era da tecnologia vem se aprimorando cada vez mais. Com ela veio necessidades e viabilidades para facilitar o trabalho de muitos profissionais.
E uma das áreas que de alguma forma se viu diante desses novos tempos foi a Arquivologia, que é um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos, além é claro, de outros profissionais que trabalham em outras entidades que se ocupam da guarda de documentos, tais como bibliotecas e museus.
O contato com essa nova era foi através do recurso: digitalização. A migração de documentos para o formato digital só se deve o fato de uma necessidade em preservar a informação por mais tempo que o aporte em papel oferece e, além é claro, do custo reduzido em que um aporte digital oferece, porém é importante ressaltar que um registro documental em sua “essência” é associado a um sentido histórico, é a representação de imagens de um passado que se torna vivo, é uma memória escrita e por isso é preciso levar em conta dois pressupostos fundamentais: 1) que os registros documentais atestam ações e transações, e 2) que sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação: acontecimentos e coisas que merecem ser preservadas porque são coletivamente significativas em sua diversidade. Cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.
A natureza da prova documental é de primordial importância e diz respeito tanto ao direito, que regula a conduta de nossa sociedade, como à história, que a explica. De fato, ambos contam com a reconstrução mental do passado para seus julgamentos e interpretações.
A responsabilidade em preservar o registro documental beneficia não tão só a pesquisa cientifica e sim ira ajudar a reconstruir vestígios de atividades sociais que se foram, atividades essas registradas, trazendo em sua essência a explicação do presente e o estabelecimento entre a história e a memória, o passado e o presente.
Diante dessa responsabilidade cultural, social e histórico do registro documental é preciso ter muito cuidado em transformá-lo em um documento digital. Essa mudança pode representar um fator muito importante para a característica física do documento. A informação pode se manter intacta mais o objeto, a massa documental pode perder significados temporais. Além disso, tem que se pensar na autenticidade do documento. Com a digitalização pode se manipular informações tornando-as irreais. E por isso como Luciana Duranti afirma: “proteger os documentos contra a manipulação ilegítima ou a destruição é o primeiro dever dos arquivistas” e além disso é importante:
“a análise dos registros documentais o método básico pelo qual se pode alcançar a compreensão do passado tanto imediato quanto histórico, seja com propósitos administrativos ou culturais. A natureza da prova documental é de primordial importância e diz respeito tanto ao direito, que regula a conduta de nossa sociedade, como à história, que a explica. De fato, ambos contam com a reconstrução mental do passado para seus julgamentos e interpretações. Essa reconstrução não pode ser feita cientificamente - no sentido dos experimentos desenvolvidos em ambiente de laboratório - e tampouco seus resultados podem ser absolutamente certos, porque os fatos passados não podem ser repetidamente reproduzidos e observados. O passado é essencialmente não verificável e só pode ser descoberto por dedução. Por conseguinte, tanto o direito quanto a história precisam contar mais com probabilidades lógicas do que com certezas para alcançar seus objetivos. A fim de superar as limitações inerentes da prova documental ambas as disciplinas desenvolveram meios semelhantes de avaliá-la e assegurar sua fidedignidade, pois compartilham a mesma necessidade de prova precisa e autêntica” (DURANTI, LUCIANA. ESTUDOS HISTÓRICOS vol. 7 , 1994.)
Além disso há também uma magia em manusear documentos originais pois é muito mais prazeroso e muito mais envolvente quando se está fazendo uma pesquisa em contato com o original em que consultar cópias além disso o documento é um dos testemunhos do passado o que torna insubstituível e único.
Além da informação nele contido, em seu próprio aporte físico traz em sua essência significados históricos que necessitam ser mantidos por séculos à frente, tanto quanto for possível, para as gerações futuras. Esses documentos compõem um legado cultural e histórico para a humanidade. intrinsecamente ligado ao real e ao que tem registrado. Por isso se volta a atenção para a preservação desses tipos de documentos, de cunho histórico e cultural e que, por isso, necessitam de guarda permanente
É claro que é preciso repensar na integridade física de cada documento. E com a explosão da digitalização foi uma das tentativas em preservar um pouco mais os registros documentais e facilitar o acesso as informações nele contido. Porém a “análise da situação, o planejamento arquivístico, a disponibilidade de recursos, a aplicação de métodos e tecnologias necessárias para que a informação esteja acessível à comunidade alvo, a longo prazo, a capacidade de manutenção da integridade e acessibilidade da informação, o acesso não-autorizado, a representação, a interpretação da informação entre tantas variáveis, são preocupações que permeiam a literatura acerca da preservação ou arquivamento digital. (HEDSTROM apud THOMAZ; SOARES, 2004; TASK FORCE ON ARCHIVING OF DIGITAL INFORMATION apud THOMAS; SOAREZ, 2004). E isso se dá principalmente porque os registros eletrônicos são muito instáveis, dependem dos softwares adotados e sofrem rápida obsolescência, o que pode provocar a perda do contexto documental dos registros, ou, em termos tradicionais, da ordem original.
Além disso, é importante ressaltar no controle efetivo da informação, pois a preocupação com a memória e fundamental, pois muitos se têm produzido hoje é um registro de forma não-material, por isso a preservação da totalidade da massa documental produzida por algumas instituições, física é necessário e em contrapartida é importante ter um esses mesmo documentos no digital, mesmo que seja um peso no orçamento, pois eliminar o documento físico seria um golpe na história. O arquivo criado por uma organização não conta apenas sua história, mas aliado a um conjunto testemunhal composto de informações externas, arquivísticas ou não, constitui memória, cuja extensão pode se revelar surpreendente. (BELLOTO, 2004).