PLANO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS JURIDICOS

TEMA
PLANO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS JURIDICOS

1. INTRODUÇÃO
O desenvolvimento deste projeto visa a garantia de uma gestão efetiva dos processos e documentos e tem por enfoque assegurar a recuperação da informação de maneira eficaz e econômica além de prover o arquivo jurídico de instrumentos capazes de transformar os documentos arquivísticos em uma reserva informacional para apoio às atividades judiciais e administrativas cotidianas, nas tomadas de decisão e no registro da trajetória do escritório e de sua relação com a sociedade civil.

2. PROBLEMA
Ausência de um vocabulário único e controlado (falta da padronização dos termos utilizados na identificação dos processos e documentos);

Os processos e documentos não recebem tratamento de classificação por assuntos (código de classificação) quando de sua geração e recebimento, impossibilitando uma organização física adequada e não permitindo agilizar sua recuperação/localização e facilitar as tarefas arquivísticas de avaliação, seleção, eliminação, transferência e recolhimento;

A Tabela de Temporalidade - atividades meio e fim precisam de atualização e não há manual de destinação de documentos – ferramenta fundamental para uma efetiva gestão de guarda e possível eliminação de documentos;

Não há controle sobre o aumento da massa documental;

Não há um sistema informatizado de gestão de arquivos, que possibilite a integração dos dados relativos aos documentos armazenados no arquivo central.

Quadro insuficiente de pessoal técnico para tratamento dos documentos que compõem o acervo arquivístico acumulado.

Necessidade de identificação da proveniência dos documentos acumulados mediante pesquisa e levantamento da legislação sobre a organização e estrutura do

3. Justificativa
O plano de gestão de documentos de arquivos jurídicos norteará todas as ações de organização do arquivo e que implementará uma nova era no trato da documentação jurídica do escritório

4. Objetivos
Capacitar os profissionais de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das empresas, que trabalham com arquivos, na sua organização, otimização e manutenção, com o propósito de armazenar adequadamente e recuperar eficientemente documentos e pastas. Também ganhos nas seguintes áreas:
Redução da massa documental
Agilidade na recuperação dos documentos e das informações
Eficiência administrativa
Melhor conservação dos documentos de guarda permanente
Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite)
Liberação de espaço físico

5. Metodologia

Pesquisas biográficas, estudos de casos.