RESENHA DE “O PAPEL DO ARQUIVISTA NA GESTÃO DO CONHECIMENTO”

No artigo “O papel do arquivista na gestão do conhecimento”, Lamberto Ricarte Serra Junior procura apresentar algumas definições a respeito da Gestão do Conhecimento (GC) e demonstrar como o arquivista pode trabalhar nesta nova gestão organizacional das empresas. Antes de tratar diretamente do assunto, o autor demonstra o contexto em que a GC surgiu e depois traça um perfil da Gestão da Informação, papel tradicionalmente desempenhado pelo arquivista e um sobre a Gestão do Conhecimento, esta nova disciplina que pode ser por ele ocupada.

O excessivo acúmulo de informações, a grande concorrência entre as organizações e rápidas mudanças dos meios de comunicação, sobretudo com o advento da Internet no início da década de 1990 levou empresas, tanto do setor privado quanto do setor público, a investirem em aprimoramento dos processos de gestão. As relações entre pessoas e o conhecimento gerado através da troca ou captura de informações, dentro ou fora das instituições, ganharam reconhecimento e valor. O que pode resultar em maior sucesso nos negócios da empresa, ou melhor, cumprimento de sua missão. É nesse contexto que nasce a Gestão do Conhecimento. E o arquivista é profissional com formação suficientemente preparada para trabalhar neste novo contexto de gestão. Mas Serra Junior aponta que o arquivista precisa ir além das funções tradicionais.

Tradicionalmente o profissional de arquivo trabalha com a Gestão da Informação. Citando ROEDEL (2005, p. 75), o autor aponta que a informação “pode ser entendida como dados que fazem a diferença a partir do momento em que são dotados de significados, organizados e comunicados.” As informações são extremamente úteis às organizações e aos seus tomadores de decisão. Mas estas informações por si só não geram conhecimentos. O Arquivista é responsável por implementar “um conjunto de medidas que visam à racionalização e a eficácia no uso e circulação de dados informação e a aplicação das teorias e técnicas da ciência da informação aos sistemas de informação”. (Dicionário de Terminologia Arquivística de Lisboa, apud SERRA JUNIOR). Apesar de toda esta gestão do fluxo da informação, tanto interna quanto externa de uma instituição, o arquivista não consegue, neste contexto, transformar esta informação em conhecimento.

Segundo SERRA JUNIOR “as informações pode ser convertidas em conhecimento por meio de ações executadas por pessoas e entre pessoas”. Tal processo de transformação, entre outras, compreende as seguintes ações: comparação, conseqüências, conexões, conversação. Davenport e Prusak (1998, p.6) (apud SERRA JUNIOR) descrevem que conhecimento é “uma mistura fluida de experiência condensada, valores, informação contextual e insight experimentado, a qual proporciona uma estrutura para a avaliação e incorporação de novas experiências e informações”. Canals explica que a gestão do conhecimento pode ser entendida como um tripé formado por Pessoas, Informação e Tecnologia. A gestão do conhecimento é multidisciplinar, pois agrega profissionais de vários setores de uma empresa ou variada formação profissional.

Neste modelo, como observa o autor, “dentre o grupo de profissionais que colaboram para a implementação de práticas de gestão do conhecimento nas organizações, é imprescindível que seja incluído o arquivista, cujo foco principal de atuação é, tradicionalmente, o conjunto de informações orgânicas produzidas e recebidas pelas instituições”. Mas para fazer parte de um corpo de gestão do conhecimento o arquivista precisa “ver o conhecimento de forma global”. Precisa se entender melhor a terminologia em torno da GC, repensar os papéis tradicionais de sua função procurar tratar também não só de arquivos físicos, mas informações em suportes digitais como fontes de informação que auxiliarão no processo de tomada de decisão da organização.

Outro papel que o arquivista pode desenvolver nesta nova disciplina é a função de criador de conhecimento. Um dos maiores problemas das grandes organizações é justamente “como controlar as informações e o conhecimento que realmente agregam valor”. Este campo é mais concorrido, pois não há órgão de registro que regule o exercício dessa profissão. E, para trabalhar esta área o arquivista precisa saber trabalhar em grupo e sobretudo, saber dialogar com a área de TI, parceira no desenvolvimento de sistemas de informação.

“O conhecimento arquivístico, associado com os demais saberes das ciências da informação, é fundamental para o sucesso de projetos de gestão do conhecimento. A contribuição da gestão da informação como técnica de controle dos conhecimentos explicitados é apenas uma das diversas facetas onde a atuação do profissional de arquivo deve estar focada”. Essa área é nova, mas o arquivista tem um grande potencial para a execução de suas atividades. É preciso adequar um pouco o projeto de estudos, aprender novas tarefas, algumas das quais ainda fora do universo de formação deste profissional. Parece algo quase natural a migração ou a inserção do arquivista nesta nova área. Por trabalhar com informação e por possuir bons conhecimentos em fluxos e processos de informação, o arquivista pode contribuir muito em grupos de gestão do conhecimento. Demorou-se um pouco para ser observado este novo campo, agora ele precisa ser explorado.

Um exemplo de atuação para este profissional é no campo da área médica, ligado ao SAME (Serviço de Atendimento ou Arquivo Médico). Há alguma variação na extensão da sigla por certas Unidades de Saúde. O profissional de arquivo pode trabalhar com os Prontuários de Pacientes do Hospital e gerar conhecimento para a Instituição ou organizar e melhorar o quadro de informação em torno destes documentos.

“O Módulo Arquivo Médico, também, conhecido como SAME, tem como objetivo auxiliar na organização administrativa da US, cadastrando todos os prontuários de pacientes egressos, alterando dados cadastrais e emitindo relatórios com informações para o controle do hospital.

Dentre as diversas aplicações deste Módulo, destacamos:

— Permite a avaliação sobre as rotinas operacionais da unidade de saúde.
— Possibilita a criação do Cadastro Único de Pacientes da Unidade de Saúde (registro/prontuário);
— Disponibiliza para todos os demais módulos as informações cadastrais do paciente;
— Possibilita a pesquisa rápida e direta às informações do paciente;
— Avalia a consistência dos dados fornecidos por cada setor;
— Permite a avaliação sobre as rotinas operacionais da unidade de saúde.”

O arquivista é um profissional preparado para fazer parte do grupo de trabalho. O que falta é um incentivo maior ou oportunidade a ser oferecida pela Unidades de Saúde.

Resenha de: Sergio Barbosa da SILVA