Estudo de caso AG

INTRODUÇÃO de Rosangela Rosa Moraes

As publicações e os eventos atuais da área de documentação tem exibido um cenário onde as empresas demonstram uma certa urgência em obterem soluções para algumas ineficiências apresentadas em seus sistemas de gestão de documentos.

No momento fazemos parte deste cenário. Trabalhamos numa empresa onde os sistemas de gestão de arquivo e documentação já estão implantados, com resultados bastante positivos.

Porém, o fato da empresa ser do ramo da construção pesada, faz com que suas atividades se estendam do corporativo, para os canteiros de obras que detêm no território brasileiro.

Na área corporativa o monitoramento das atividades após a implantação da gestão se dá de uma maneira mais facilitada. É como se a cultura da otimização de espaço, organização e disponibilização de informação já estivessem incutidas nas cabeças o que viabiliza nosso trabalho.

O mesmo não acontece nos canteiros de obra. A demanda de trabalho é outra. Tudo na obra é muito dinâmico, sendo que as atividades estão sempre ligadas ao tempo de duração dela assinado em contrato, inclusive a rotatividade de funcionários.

Neste trabalho faremos um estudo do processo da implantação da gestão de arquivos nestas obras. Para tal, primeiramente faremos uma descrição das etapas que o envolve. Apontaremos a seguir alguns pontos frágeis que temos encontrado durante sua implantação, e que tem impedido um total êxito no desenvolvimento do processo até a sua conclusão. A seguir faremos a exposição de algumas propostas para sua melhoria.

HISTÓRIA E EVOLUÇÃO DA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA

INTRODUÇÃO

Vivemos atualmente na era da Informação e do Conhecimento. A evolução da tecnologia eletrônica, característica definidora desta época, possibilitou o acesso a bancos de dados e acervos dos mais variados tipos, além de possibilitar a rápida troca de informações entre pessoas situadas a enormes distâncias por um baixo custo, algo impensável há poucas décadas.

Paradoxalmente, a gigantesca disponibilidade de informações e documentos proporcionada pela rede mundial de computadores (internet) oferece um panorama dos novos desafios colocados à ciência da informação. Em outras palavras, muitas vezes acessar rapidamente um documento ou informação na internet, resgata o velho dito popular de “procurar uma agulha num palheiro”.

As contribuições que a arquivologia pode oferecer na resolução destes novos desafios são ainda questões em aberto, mas certamente conceitos como os de classificação e descrição, para ficarmos em apenas dois exemplos, terão um importante papel nessa discussão.

Neste sentido, entendemos que a plena utilização dos recursos oferecidos pelas novas tecnologias de informação pode ser potencializada pela padronização da descrição dos documentos, a fim de que diferenças culturais não impeçam ou atrapalhem a recuperação das informações desejadas.

Esta é uma antiga preocupação dos arquivistas, refletida no grande esforço desenvolvido nas várias escolas internacionais e nos numerosos trabalhos já publicados. Antecede o “boom” das tecnologias eletrônicas, mas possui preocupações similares quando aponta que uma descrição padronizada pode ajudar uma localização mais rápida das informações desejadas, contribuindo assim para que a pesquisa científica ofereça respostas mais precisas em intervalos de tempo menores. Por outro lado, de pouco adiantam as modernas técnicas de preservação e recuperação de documentos se estes não forem corretamente identificados a fim de permitir o seu acesso em qualquer parte do mundo.

Para entrarmos neste debate entendemos ser fundamental retomar a evolução histórica do conceito de descrição, o que nos propomos a fazer neste trabalho.

PLANO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS JURIDICOS

TEMA
PLANO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS JURIDICOS

1. INTRODUÇÃO
O desenvolvimento deste projeto visa a garantia de uma gestão efetiva dos processos e documentos e tem por enfoque assegurar a recuperação da informação de maneira eficaz e econômica além de prover o arquivo jurídico de instrumentos capazes de transformar os documentos arquivísticos em uma reserva informacional para apoio às atividades judiciais e administrativas cotidianas, nas tomadas de decisão e no registro da trajetória do escritório e de sua relação com a sociedade civil.

2. PROBLEMA
Ausência de um vocabulário único e controlado (falta da padronização dos termos utilizados na identificação dos processos e documentos);

Os processos e documentos não recebem tratamento de classificação por assuntos (código de classificação) quando de sua geração e recebimento, impossibilitando uma organização física adequada e não permitindo agilizar sua recuperação/localização e facilitar as tarefas arquivísticas de avaliação, seleção, eliminação, transferência e recolhimento;

A Tabela de Temporalidade - atividades meio e fim precisam de atualização e não há manual de destinação de documentos – ferramenta fundamental para uma efetiva gestão de guarda e possível eliminação de documentos;

Não há controle sobre o aumento da massa documental;

Não há um sistema informatizado de gestão de arquivos, que possibilite a integração dos dados relativos aos documentos armazenados no arquivo central.

Quadro insuficiente de pessoal técnico para tratamento dos documentos que compõem o acervo arquivístico acumulado.

Necessidade de identificação da proveniência dos documentos acumulados mediante pesquisa e levantamento da legislação sobre a organização e estrutura do

3. Justificativa
O plano de gestão de documentos de arquivos jurídicos norteará todas as ações de organização do arquivo e que implementará uma nova era no trato da documentação jurídica do escritório

4. Objetivos
Capacitar os profissionais de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das empresas, que trabalham com arquivos, na sua organização, otimização e manutenção, com o propósito de armazenar adequadamente e recuperar eficientemente documentos e pastas. Também ganhos nas seguintes áreas:
Redução da massa documental
Agilidade na recuperação dos documentos e das informações
Eficiência administrativa
Melhor conservação dos documentos de guarda permanente
Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite)
Liberação de espaço físico

5. Metodologia

Pesquisas biográficas, estudos de casos.

Gestão de Arquivos na Atualidade

Introdução de Marilêda Guimarães

Para AVEDON (2001) documento é um conjunto de informações portátil. Documentos podem estar em formato papel, microfilme ou eletrônicos (magnéticos ou ópticos)
Segundo Fonseca (2005) “Gestão de documentos é o planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionada à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos, com a finalidade de obter registros adequados e apropriados das ações e trações do governo federal e efetivo e econômica gestão das operações das gerências”
O acumulo da informação surgiu através dos governos com a necessidade de coletar e armazenar informações da população, essas informações eram geradas a partir de censo, aplicadas apenas para fins administrativos.
Á medida que os documentos aumentavam de volume houve a necessidade de repositórios especiais. Esses documentos eram no suporte de rolos de pergaminho e o armazenamento era junto de outros objetos sem nenhum tratamento técnico.
Os arquivos no século XIII eram centralizados e constantemente movidos de um lugar para o outro seguindo os seus donos, criando assim sérios problemas para o desenvolvimento do arquivo.
Com o princípio da proveniência, criou a classificação e a organização do acervo, hoje denominada gestão da informação.
No século XX surge a preocupação em fazer o descartes de documentos devido o aumento da informação. Diante da problemática de não eliminar documentos que teriam que ser preservados, Silvia e colaboradores identificam dois principais modelos, o modelo inglês e o alemão.
Nos dias de hoje a informação vem aumentando a cada minuto e se modernizando dando origem a vários formatos e suportes.
Com o advento da tecnologia a informação democratizou e impede as barreiras do seu acesso. O usuário não precisa estar no local físico para realizar as suas pesquisas ou para se manter informado.
As redes de computadores cresceram de maneira surpreendente invadindo o cotidiano das pessoas.
Com tanta tecnologia como conservar estas informações para não se perderem já que o objetivo da guarda de documentos é disponibilizar para os usuários? Esses novos suportes também precisam de tratamento tanto técnico como de preservação para não termos uma informação não estruturada. É um desafio para os profissionais da gestão da informação acompanhar os novos formatos e suportes para levar a informação para toda parte do mundo em questão de segundos.

RESENHA DE “O PAPEL DO ARQUIVISTA NA GESTÃO DO CONHECIMENTO”

No artigo “O papel do arquivista na gestão do conhecimento”, Lamberto Ricarte Serra Junior procura apresentar algumas definições a respeito da Gestão do Conhecimento (GC) e demonstrar como o arquivista pode trabalhar nesta nova gestão organizacional das empresas. Antes de tratar diretamente do assunto, o autor demonstra o contexto em que a GC surgiu e depois traça um perfil da Gestão da Informação, papel tradicionalmente desempenhado pelo arquivista e um sobre a Gestão do Conhecimento, esta nova disciplina que pode ser por ele ocupada.

O excessivo acúmulo de informações, a grande concorrência entre as organizações e rápidas mudanças dos meios de comunicação, sobretudo com o advento da Internet no início da década de 1990 levou empresas, tanto do setor privado quanto do setor público, a investirem em aprimoramento dos processos de gestão. As relações entre pessoas e o conhecimento gerado através da troca ou captura de informações, dentro ou fora das instituições, ganharam reconhecimento e valor. O que pode resultar em maior sucesso nos negócios da empresa, ou melhor, cumprimento de sua missão. É nesse contexto que nasce a Gestão do Conhecimento. E o arquivista é profissional com formação suficientemente preparada para trabalhar neste novo contexto de gestão. Mas Serra Junior aponta que o arquivista precisa ir além das funções tradicionais.

Tradicionalmente o profissional de arquivo trabalha com a Gestão da Informação. Citando ROEDEL (2005, p. 75), o autor aponta que a informação “pode ser entendida como dados que fazem a diferença a partir do momento em que são dotados de significados, organizados e comunicados.” As informações são extremamente úteis às organizações e aos seus tomadores de decisão. Mas estas informações por si só não geram conhecimentos. O Arquivista é responsável por implementar “um conjunto de medidas que visam à racionalização e a eficácia no uso e circulação de dados informação e a aplicação das teorias e técnicas da ciência da informação aos sistemas de informação”. (Dicionário de Terminologia Arquivística de Lisboa, apud SERRA JUNIOR). Apesar de toda esta gestão do fluxo da informação, tanto interna quanto externa de uma instituição, o arquivista não consegue, neste contexto, transformar esta informação em conhecimento.

Segundo SERRA JUNIOR “as informações pode ser convertidas em conhecimento por meio de ações executadas por pessoas e entre pessoas”. Tal processo de transformação, entre outras, compreende as seguintes ações: comparação, conseqüências, conexões, conversação. Davenport e Prusak (1998, p.6) (apud SERRA JUNIOR) descrevem que conhecimento é “uma mistura fluida de experiência condensada, valores, informação contextual e insight experimentado, a qual proporciona uma estrutura para a avaliação e incorporação de novas experiências e informações”. Canals explica que a gestão do conhecimento pode ser entendida como um tripé formado por Pessoas, Informação e Tecnologia. A gestão do conhecimento é multidisciplinar, pois agrega profissionais de vários setores de uma empresa ou variada formação profissional.

Neste modelo, como observa o autor, “dentre o grupo de profissionais que colaboram para a implementação de práticas de gestão do conhecimento nas organizações, é imprescindível que seja incluído o arquivista, cujo foco principal de atuação é, tradicionalmente, o conjunto de informações orgânicas produzidas e recebidas pelas instituições”. Mas para fazer parte de um corpo de gestão do conhecimento o arquivista precisa “ver o conhecimento de forma global”. Precisa se entender melhor a terminologia em torno da GC, repensar os papéis tradicionais de sua função procurar tratar também não só de arquivos físicos, mas informações em suportes digitais como fontes de informação que auxiliarão no processo de tomada de decisão da organização.

Outro papel que o arquivista pode desenvolver nesta nova disciplina é a função de criador de conhecimento. Um dos maiores problemas das grandes organizações é justamente “como controlar as informações e o conhecimento que realmente agregam valor”. Este campo é mais concorrido, pois não há órgão de registro que regule o exercício dessa profissão. E, para trabalhar esta área o arquivista precisa saber trabalhar em grupo e sobretudo, saber dialogar com a área de TI, parceira no desenvolvimento de sistemas de informação.

“O conhecimento arquivístico, associado com os demais saberes das ciências da informação, é fundamental para o sucesso de projetos de gestão do conhecimento. A contribuição da gestão da informação como técnica de controle dos conhecimentos explicitados é apenas uma das diversas facetas onde a atuação do profissional de arquivo deve estar focada”. Essa área é nova, mas o arquivista tem um grande potencial para a execução de suas atividades. É preciso adequar um pouco o projeto de estudos, aprender novas tarefas, algumas das quais ainda fora do universo de formação deste profissional. Parece algo quase natural a migração ou a inserção do arquivista nesta nova área. Por trabalhar com informação e por possuir bons conhecimentos em fluxos e processos de informação, o arquivista pode contribuir muito em grupos de gestão do conhecimento. Demorou-se um pouco para ser observado este novo campo, agora ele precisa ser explorado.

Um exemplo de atuação para este profissional é no campo da área médica, ligado ao SAME (Serviço de Atendimento ou Arquivo Médico). Há alguma variação na extensão da sigla por certas Unidades de Saúde. O profissional de arquivo pode trabalhar com os Prontuários de Pacientes do Hospital e gerar conhecimento para a Instituição ou organizar e melhorar o quadro de informação em torno destes documentos.

“O Módulo Arquivo Médico, também, conhecido como SAME, tem como objetivo auxiliar na organização administrativa da US, cadastrando todos os prontuários de pacientes egressos, alterando dados cadastrais e emitindo relatórios com informações para o controle do hospital.

Dentre as diversas aplicações deste Módulo, destacamos:

— Permite a avaliação sobre as rotinas operacionais da unidade de saúde.
— Possibilita a criação do Cadastro Único de Pacientes da Unidade de Saúde (registro/prontuário);
— Disponibiliza para todos os demais módulos as informações cadastrais do paciente;
— Possibilita a pesquisa rápida e direta às informações do paciente;
— Avalia a consistência dos dados fornecidos por cada setor;
— Permite a avaliação sobre as rotinas operacionais da unidade de saúde.”

O arquivista é um profissional preparado para fazer parte do grupo de trabalho. O que falta é um incentivo maior ou oportunidade a ser oferecida pela Unidades de Saúde.

Resenha de: Sergio Barbosa da SILVA